データエントリーの課題はアウトソーシングで解決！委託先選定の5つのポイントも解説

多くの業界でデジタル技術が活用されていますが、依然として紙媒体の資料は数多く存在します。しかし、今後はすべての資料・情報において「電子データ」での保存・管理が求められます。そのため、紙媒体の資料を電子データ化する「データエントリー」業務が必要です。

さまざまな種類の資料をデータ化するには、デジタル技術と人の手を使っても莫大な時間と労力がかかります。そこで今回の記事では、データエントリー業務を外部委託するメリットや委託先選定のポイントを解説しますのでぜひ参考にしてみてください。

データエントリーとは

データエントリーとは、紙媒体やPDFなどのデータをパソコンに入力し電子データ化することです。紙帳票やイメージ画像からのデータ化だけでなく、各種記憶媒体から情報を読み込むことも含まれます。紙による申請や届出などの事務処理作業の効率化を図り、企業の人材不足の解消や多様な働き方に対応できるとして期待されています。

データのデジタル化が急速に進んでいる一方で、作業自体に時間と人手を要することから負担となっている企業も多いのが現状です。また、単純な繰り返し作業ではありますが、マーケティングなどに活用される情報資産となるため、高い精度が求められます。

データエントリーの利用例

データエントリーの主な利用例は、以下のようなものがあります。

• 各種申請書や申込書をデータ化する
• 名刺データを入力しリスト化する
• アンケート結果を集計しデータ化する
• 顧客情報を整理し一元管理する
• マニュアルや社内報を電子化する

これまで紙で保管されていた情報全般に利用できるので、各業界の電子データ化に活用できます。保存する際にフォーマットを揃えておけば、管理・活用がしやすい状態で保存可能です。

AI-OCR・RPA

紙媒体や画像中の文字部分を認識して、テキストデータに変換する技術をOCR（Optical Character Recognition）と呼びます。「AI-OCR」はOCRにAI技術を加えたもので、機械学習機能によって高い文字認識率を発揮するのが特徴です。従来のOCRは読み取りたい文字の位置や項目を設定する必要がありましたが、AI-OCRは特別な処理をすることなく自動で文字列を抽出できます。

OCRはカタカナの「タ」や漢字の「夕」のように形の似ている文字の認識ができませんでした。一方でAI-OCRは、ディープラーニング技術により文脈や規則性を学習するため、判別が難しい文字を認識できます。

また、AI-OCRでデジタルデータ化された情報のシステムへの登録作業を、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）により自動化することで、より効率的なデータエントリー業務が可能となります。

人による手入力

人による手入力では、専任スタッフが専用機器を用いてデータエントリー業務をおこないます。手入力の場合は、2人の専任スタッフが同じ書類を直接入力する「ベリファイ方式」が主流です。ベリファイとは「確認する」という意味を持ち、2人の入力結果を照らし合わせて確認し異なる部分を修正します。

ベリファイ方式のメリットは、高い正確性を実現できることです。単に結果を比較するだけではなく、同じ作業をおこない、同一性を確認することでより高い精度で業務をおこなえます。また、人が作業をおこなうのであらゆる形式の帳票に対応できる方法です。

確認や修正作業が必要

データエントリー業務をおこなう上で大切なことは、入力したデータの正確性です。正確性を高めるためには、二重チェックなど複数人での確認作業が必要です。また、元データと照合し入力ミスや見落としがあれば修正作業を行わなければなりません。そのため、万全の体制を整えるためにはデータエントリー業務に人材を割かなければならなくなり、その他の業務に支障をきたし、業務効率の低下を招く可能性があるでしょう。

専任担当者の配置

AI-OCRやRPAのようなデジタルツールを活用する場合は、専任担当者を用意する必要があります。しかし人的リソースに余裕がない企業では、データエントリー業務を担当する人材を確保するのが難しい場合もあるでしょう。また、人の手による入力作業も、対象となるデータ量によっては人材確保が困難な可能性があります。データエントリー業務自体はさほど難しくありませんが、多くの時間と労力を必要とします。

作業の効率化

データエントリー業務の受託事業者には、専用の機器や高いスキルを持ったスタッフが揃っています。最適な手段と高い技術で、効率のよいデータエントリー業務を実現できます。またデータエントリー業務に関するプロなので、電子データ化に関するさまざまな課題の解決策を提供してくれるでしょう。従業員を増やすことなく、スピードと正確性の両立が可能です。

人材の有効活用

精度の高いデータエントリー業務をおこなうためには、十分な人材を確保する必要があります。しかし、人材不足が問題視される現代において十分な人材を揃えるのは簡単ではありません。

そこで、データエントリーに関する業務をすべて請け負ってくれる受託事業者へのアウトソーシングがおすすめです。優秀な人材と高機能な設備が揃った受託事業者なら、自社の人材を割く必要がなく速やかに体制を整えられます。正確なデータエントリー業務を遂行するとともに、自社の人的リソースを本業に集中でき人材の有効活用が可能です。

コスト削減

データエントリーを自社でおこなうためには、十分な人材を確保しなければなりません。そのため、人件費だけでなく採用や教育にも費用がかかり、コスト増加が考えられます。データエントリーサービスを活用すれば、人材雇用にかかる費用の削減が期待できます。導入費用は必要ですが、残業発生や採用コストがかかっている場合は十分なコスト削減につながるでしょう。

データ化の対象範囲

紙やPDFなどデータ化したいものが多岐にわたる場合は、すべてに対応できるサービスであるかをチェックしましょう。受託事業者選びが終わった後に対象外のデータがあると判明した場合は、再度別の事業者へ依頼するか自社の人材で作業しなければなりません。二度手間になってしまうため、依頼したい内容と対応可能な範囲を事前にチェックしておくことが大切です。

データ化の精度

データ化した資料や情報は、マーケティング戦略など企業活動に生かせます。しかし、フォーマットが違う場合や精度が低いと、想定していた使い方ができない可能性があります。

外部委託して業務効率化を図っても、データの活用ができないのであれば意味がありません。データ化する際の入力方法やチェック体制などを確認し、自社の要求に応えてくれる受託事業者であるかを見極めましょう。

納期やスピード

データ化する書類や資料は、経営判断にかかわる重要な情報の場合もあります。そのため目安となる納期の確認と、スピーディーな納品への対応が可能かを確認しておくとあんしんです。データエントリーサービスのなかには、24時間体制で作業をおこなってくれる受託事業者もあります。大量発注や作業スピードを重視したい場合は、複数の拠点があるなど規模の大きい受託事業者を選ぶとよいでしょう。

受託実績

信頼できる受託事業者であるかは、これまでの実績を確認するとよいでしょう。実績を確認する際に見ておくべきポイントは、引き受けた案件内容や取引先の数です。数多くの案件を請け負ってきた受託事業者であれば、蓄積されたノウハウと経験で高品質なデータエントリー業務が期待できるでしょう。また、導入した効果がわかる事例や取引先の満足度がわかる資料を参考にすることで、自社に最適な受託事業者選びができます。

セキュリティ対策

データエントリー業務は顧客情報や機密事項を外部に出す必要があるため、高いセキュリティ対策が実施されている受託事業者を選ぶことが大切です。セキュリティ対策をチェックする際は、以下の点を確認するとよいでしょう。

• 従業員の入退室管理
• データエントリー業務をおこなう作業環境
• セキュリティに関する教育体制
• 依頼したデータの管理方法

このほかにも、Pマーク（プライバシーマーク）や国際規格のセキュリティマネジメントであるISO27001の取得状況をチェックするのもおすすめです。第三者機関によるセキュリティ体制の評価なので、信頼できる指標といえます。