個人情報保護について

全社全組織を対象として、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者に認定される「プライバシーマーク」を2005年11月に取得しました。
取得年月日 2005年11月21日
取得機関 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
認証番号 21000075(08)
認証範囲 全社・全業務

プライバシーマークは、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定する制度です。




 

株式会社NTTネクシア 個人情報保護方針

2018年6月1日制定
株式会社NTTネクシア
代表取締役社長 高美 浩一


 株式会社NTTネクシア(以下NTTネクシア)は、コンタクトセンター事業をコアとする企業として、お客様の氏名・生年月日・住所・連絡先等の個人情報(特定個人情報等を含む)の保護に関する社会的要請を十分に認識し、適正な取扱いを推進していくことが責務と考えております。
NTTネクシアでは、「個人情報保護マネジメントシステム(個人情報保護に関する管理の体制と仕組み)」を制定し、役員及び就業する総ての従業員がこれを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、クライアント様及びそのお客様、並びにNTTネクシア従業員の信頼に応えてまいります。
 

個人情報の収集、利用、提供及び目的外利用の禁止について


NTTネクシアは、適切な個人情報の収集・管理・利用・提供の基準、及びこれらを運用する規程を定め、遵守します。

(1)NTTネクシアが、お客様・従業員等の個人情報を収集する際は、収集目的を明確に定め、その目的を達成するために必要な範囲内で扱わせていただきます。

 
区分 収集(利用)目的
NTTネクシアと委託契約しているクライアント様のお客様に関する個人情報 クライアント様との委託契約の目的達成に必要な範囲内で利用
クライアント様及び取引を予定している企業担当者様の個人情報 クライアント様との委託契約の目的達成に向けた連絡・報告及びNTTネクシアの営業活動における連絡・資料等のご案内
NTTネクシアが直接的に取引を実施するお客様の個人情報 イベント・セミナー・研修の案内送付、年賀状送付、カレンダー送付、顧客満足度調査等のアンケート、NTTネクシアのサービスに関するご案内
株主様(企業)の担当者様の個人情報 商法等に規定される各種連絡事項及び資料等のご案内
採用・人材派遣登録に関する応募者の方の個人情報 試験・面接等の連絡、適性判断、登録手続、採用結果の通知・連絡、新規募集のご案内
NTTネクシア従業員の個人情報 採用事務、就業管理、人事管理、保健事務、賃金支払、健康診断、業務管理、品質管理 等
NTTネクシアへお問い合わせ等いただいた際に入手する個人情報 お問い合わせ、ご相談への適切な対応

* なお、お客様により良い満足をご提供させていただくために、応対品質の向上を目的として、お客様の当社へのお問い合わせ内容等を書面、音声または電子的方法により記録させていただく場合がございます。また、クライアント様からの受託業務に関し、上記方法により記録させていただく場合がございます。


(2)収集した個人情報はその収集目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理します。

(3)個人情報の収集・利用及び第三者に提供する際は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、ご本人の同意をいただいたうえで行います。また、目的外利用は行わない、及びそのための措置を講じます。

(4)業務を受託する際は、委託元と十分協議し、契約においてお客様個人情報の取扱いに関する手順、責任の所在等を明確に定めるとともに、委託元及びそのお客様に対し、常に適切な対応がとれる体制を構築し、当該委託元との契約目的の達成に必要な範囲内で利用致します。

(5)収集目的を達成するために必要な範囲内で個人情報の取扱いを外部に預託する場合がございます。その際は個人情報の保護が十分図られている企業を選定し、個人情報保護に関する契約を締結する等必要かつ適切な処置を実施致します。

(6)NTTネクシアにおける個人情報の取扱い及び苦情相談に関する窓口を設置するとともに、ご本人からの確認・変更・利用停止等のお求めに対して、法令及びNTTネクシアの定める手続きにより、速やかに対応します。
 

個人情報の保護のためのリスク管理及び対応について


個人情報への不正アクセス及び個人情報の紛失、盗難、破壊、改ざん、漏洩等の危険を防止するため、体系的なリスクアセスメントを行い、予防及び是正措置に関する具体的ルールを定め、遵守します。

法令及び規範等の遵守について


NTTネクシアの役員及び総ての従業員は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)をはじめとする法令・規範等を遵守します。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について


(1)個人情報保護マネジメントシステムの運営に関する責任者として、個人情報保護管理者を定め、適切に活動します。

(2)教育責任者を定め、役員及び総ての従業員へ定期的に教育を行い、個人情報保護マネジメントシステムの遵守に努めます。

(3)監査責任者を定め、個人情報保護マネジメントシステムに基づき、適切に個人情報の取扱いが行なわれていることを定期的に監査します。

(4)監査結果及び経営環境に応じて、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を行います。

本方針は、NTTネクシアのホームページ(https://www.ntt-nexia.co.jp/)及び会社案内等に掲載します。
 

【個人情報保護に関するお問い合わせ先】
TEL:011-212-1111
(受付時間 平日9:00~17:30)
問い合わせフォームはこちら

 

個人情報(特定個人情報含む)の取扱について

1.個人情報の利用目的について

 
NTTネクシアは、次のとおり利用目的を定めます。


No 区分 収集(利用)目的
NTTネクシアと委託契約しているクライアント様のお客様に関する個人情報 クライアント様との委託契約の目的達成に必要な範囲内で利用
クライアント様及び取引を予定している企業担当者様の個人情報 クライアント様との委託契約の目的達成に向けた連絡・報告及びNTTネクシアの営業活動における連絡・資料等のご案内
NTTネクシアが直接的に取引を実施するお客様の個人情報 イベント・セミナー・研修の案内送付、年賀状送付、カレンダー送付、顧客満足度調査等のアンケート、NTTネクシアのサービスに関するご案内
株主様(企業)の担当者様の個人情報 商法等に規定される各種連絡事項及び資料等のご案内
採用・人材派遣登録に関する応募者の方の個人情報 試験・面接等の連絡、適性判断、登録手続、採用結果の通知・連絡、新規募集のご案内
NTTネクシア従業員の個人情報 採用事務、就業管理、人事管理、保健事務、賃金支払、健康診断、業務管理、品質管理 等
NTTネクシアへお問い合わせ等いただいた際に入手する個人情報 お問い合わせ、ご相談への適切な対応

*なお、お客様により良い満足をご提供させていただくために、応対品質の向上を目的として、お客様の当社へのお問い合わせ内容等を書面、音声または電子的方法により記録させていただく場合がございます。また、クライアント様からの受託業務に関し、上記方法により記録させていただく場合がございます。

*№1の個人情報は開示対象個人情報ではありません。
 

2.開示・訂正等の手続


NTTネクシアが管理する個人情報に対して、利用目的の通知又は個人情報の開示(以下「開示等」といいます。)若しくは訂正、追加若しくは削除(以下「訂正等」といいます。)又は利用停止若しくは第三者提供の停止(以下「停止等」といいます。)を申請(以下「開示・訂正等の申請」といいます。)される場合は、以下の手順にてお申出いただきますようお願いいたします。
 

(1)開示・訂正等の申請先

所定の申請書に必要書類を添付の上、封書に朱書きで「個人情報申請書在中」とお書き添えいただき、下記まで郵送によりご送付下さい。
なお、郵送に当たっては、簡易書留郵便など配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。

〒064-0922 北海道札幌市中央区南22条西6-2-20
NTTネクシア株式会社
企画サービス本部 総務人事部門 総務担当 個人情報相談窓口

 

(2)開示・訂正等の提出書面

次の申請書①をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人を確認するための書類②を同封してご郵送下さい。

①当社の申請書
開示等:(様式07(1-1))個人情報利用目的通知・開示請求申請書
訂正等:(様式07(1-2))個人情報訂正・追加・削除申請書
停止等:(様式07(1-3))個人情報利用停止・消去・第三者への提供停止申請書

②本人であることを確認するための書類
運転免許証または旅券の写しいずれか一通
健康保険証の写しと住民票の写し各一通

 

(3)代理人による開示・訂正等の申請

開示・訂正等の申請について代理人に委任する場合は、上記(2)①及び②の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。

ア:代理人の場合
①委任状(ご本人が捺印したもの)
②印鑑証明書(委任状に捺印した印鑑の印鑑証明書)

イ:法定代理人の場合
①法定代理人資格証明(法定代理人が親権者などのときは、ご本人との関係がわかる戸籍謄本若しくは抄本又は住民票)

 

(4)開示・訂正等のお申出に対する回答方法

申請者の申請書記載住所あてに書面によってご回答いたします。
 

3.個人情報の取り扱いに関するご意見等の受付窓口


NTTネクシアの個人情報の取り扱いに関するご相談、ご要望等については、以下のお申出先で承ります。

011-212-1111(9:00~17:30/土曜・日曜・祝日・年末年始を除く。)
 

4.認定個人情報保護団体


NTTネクシアは、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。
なお、同団体における苦情の解決の申出先については、以下のとおりです。

・個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
03-5860-7565
0120-700-779(平日9:30~12:00 13:00~16:30)
https://www.jipdec.or.jp/protection_org/complaint_processing.html
 

5.個人情報保護管理者


NTTネクシアは、個人情報の適正な管理のため、個人情報保護管理者を以下のとおりに定め、適切に活動します。

・企画サービス本部長